COMPRAS: 6 razones por las que #Compras no es el culpable de todo

En mis 22 años en áreas de Compras es común que cuando algo sale mal y se piden explicaciones se culpe al área de Compras de la falla.

Si bien Compras es responsable del abastecimiento de bienes y servicios para una organización, y debemos tomar responsabilidad de nuestras acciones y decisiones.

Los compradores hacemos malabarismos con el abastecimiento, el desempeño del proveedor y la logística a diario; gestionamos el riesgo de la cadena de suministro, el flujo y reflujo de las relaciones de abastecimiento y proveedores, las soluciones operativas, los requisitos poco claros y las debilidades de los sistemas ERP.

Y por eso seamos justos y honestos, todos sabemos que Compras no es el culpable de todo lo malo que pasa en una empresa.

Veamos algunos de los problemas más comunes:

1. ANÁLISIS IMPRECISOS DE REQUERIMIENTOS Y NECESIDADES DE COMPRA.

Cuando un departamento o unidad de negocio identifica la necesidad de un producto o servicio en esta etapa, puede suceder:

⛔ Sobreestimación o subestimación de la necesidad.

⛔ Plazos, cronogramas y entregas poco realistas

⛔ Presupuesto inadecuado

⛔ Requisitos mal diseñados o especificados

Cuando empiezas un proceso con estas fallas, pueden hacer que tome una cadena de decisiones incorrectas en el futuro.

2. PLANEACIÓN, FORECAST IMPRECISOS O AJUSTES DE INVENTARIOS

⚠ Cuando no hay forecast o planeación confiables,, se hacen ajustes a la baja de inventario o hay un incremento inesperado de demanda, Compras hace lo mejor que podemos para surtirla, pero todo lleva su tiempo.

3. A COMPRAS A MENUDO SE VE COMO UN CENTRO DE COSTOS EN LUGAR DE UN SOCIO ESTRATÉGICO.

❌ Esto puede llevar a que las compras queden excluidas de los procesos de toma de decisiones estratégicas y no se les dé un lugar en la mesa cuando se trata de decisiones comerciales importantes.

4. EVENTOS SOCIO POLÍTICOS MUNDIALES INESPERADOS

❗ Algunas veces pasan eventos políticos, económicos, financieros, tecnológicos a nivel mundial que no pueden controlarse.

Y esto no es culpa de nadie, claro que en Compras podemos tener mecanismos de mitigación de riesgos, pero no tenemos poderes adivinatorios.

5. IMPOSICIONES DE ALTA Y COMPRA A PROVEEDORES NON-COMPLIANT.

😱 Es innegable que a veces los usuarios, management u otras áreas imponen ciertos proveedores que no cumplen con los requisitos mínimos que después no pueden cumplir con entregas, calidad, etc.

6. PROCESOS INTERNOS MANUALES PROPENSOS A ERRORES.

🤯 Si no se ha hecho inversión en digitalizar los procesos de compras; y se usan hojas de excel, softwares viejos, procesos y aprobaciones manuales, etc, amplifican la probabilidad de que se cometan errores.

Afrontar todo esto es un proceso largo, pero colaborando y comunicándonos con stakeholders eficazmente, sin duda alguna es el inicio de dejar atrás estas prácticas tóxicas.

#PCruz