COMPRAS: Los usuarios se saltan el proceso de Compras y te das cuenta después cuando llega la factura sin OC... ¿te ha pasado?

La frustración que sientes cuando los usuarios se saltan el proceso de Compras y te das cuenta después cuando llega la factura sin OC... ¿te ha pasado?

Cuando los usuarios se saltan los procesos de Compras, pidiendo materiales por afuera del procedimiento y cuando preguntas porqué, escuchas: "era algo pequeño" o "quería evitar la burocracia de Compras" o "porque ya urgía"; es todavía práctica común en todas la empresas, sin importar de qué tamaño sean.

Esto, más allá de la frustración y enojo que nos causa a los compradores, es averiguar las causas raíz de que porqué esto está ocurriendo: procesos ineficientes, falta de conocimiento del proceso, falta de catálogos electrónicos y acuerdos para estos materiales, etc.

Estas son algunas de las principales razones por las que algunos gastos no se gestionan a través de Compras:

 

✔️Los usuarios creen que sus compras son demasiado pequeñas para tener un impacto real en el resultado final.

✔️No existe un proceso formal para transacciones más pequeñas o el proceso existente es demasiado engorroso

✔️La gestión se centra en artículos de gran gasto

✔️La gerencia reconoce que un porcentaje del gasto no se administrará, sin darse cuenta de que no es un porcentaje fijo

✔️Los compradores están ocupados trabajando en iniciativas estratégicas corporativas

Cualquiera que sea la razón por la que eso sucede, en Compras debemos abordar y corregir esta situación, que si no es tratado, este gasto puede salirse de control.

Hacer ver al top management el total de gastos fuera de procedimiento y cómo impacta financieramente los resultados no solo de Compras, sino de toda la empresa; este gasto puede llegar a ser hasta el 20% del total del gasto total de Compras.

He estado ahí, te entiendo perfecto, pero te invito a tomar acción y hacerlo visible. Lleva propuestas para establecer controles y también facilitar el proceso de compra de esos materiales.

Iniciativas como:

✅catálogos electrónicos con precios negociados,

✅ repositorio de contratos,

✅OC abiertas con ciertos proveedores,

✅ capacitaciones a los usuarios de los procesos y etc.

✅ establece límites de montos para esas compras

✅ uso de P-cards, etc.

#PCruz